Hoe kun je als MKB pinbetalingen accepteren?

Als ondernemer ben je afhankelijk van inkomsten. Je werkt voor je inkomsten en werkt zelfs hard om goede cijfers te behalen. Het lastige is dat je altijd afhankelijk blijft van je klanten. Zelfs wanneer je met succes een opdracht hebt afgerond, zit je nog te wachten op de betaling. Dit wachten kan soms lang duren. Ontzettend lang. Zelfs na lange tijd kan nog blijken dat je de betaling (waarschijnlijk) nooit zal ontvangen, zoals in het geval bij een oplichter of faillissement. Pinbetalingen zouden hierbij een oplossing kunnen bieden. Wat moet jij als ondernemer weten over pinbetalingen accepteren?

Facturen uitschrijven

Facturen schrijven

Je kent de procedure vast wel. Ondernemers met een midden- of kleinbedrijf schrijven facturen uit. Deze procedure zal altijd volgens het volgende stappenplan moeten gaan:

  1. Kennismaking met klant
  2. Bespreking werkzaamheden, aantal uren en vergoeding
  3. Schriftelijke bevestiging van klant + akkoord
  4. Uitvoeren en goed opleveren werkzaamheden
  5. Schrijven en opsturen factuur
  6. Ontvangen betaling

Lees er hier meer over.

Bevestiging van afspraken

Het kan bij elke stap misgaan, maar vooral stap 6, de betaling, kan anders lopen dan verwacht. Het is belangrijk voor elke MKB-ondernemer om de opdracht goed te bespreken en op basis daarvan een schatting + prijs voor te stellen aan de opdrachtgever. Vervolgens dient de opdrachtgever een akkoord te geven op papier. Dit kan een ondertekende offerte zijn of per e-mail. Het laatste wordt vaak voor kleinere opdrachten gebruikt, terwijl de offerte juist veelal wordt gebruikt voor grootschalige opdrachten voor grote(re) instellingen of bedrijven. Zonder dit akkoord of een ondertekende offerte, heb je als MKB-ondernemers, zzp-er en/of freelancer geen been om op te staan als de factuur niet betaald wordt.

Een bedrijf dat niet wilt betalen, zal er namelijk alles aan doen om niet te hoeven betalen. De meest makkelijke manier om onder een betaling uit te komen, is te zeggen dat de factuur niet overeenkomt met de afspraken. Zonder een schriftelijke bevestiging of een schriftelijk bewijs van de afspraken, heeft de MKB-ondernemer geen been om op te staan. Met een schriftelijk bewijs en/of bevestiging, kan de ondernemer naar de rechter stappen om een betaling af te dwingen. Dit is natuurlijk een uiterste maatregel. Tot die tijd kan de ondernemer aan de opdrachtgever aantonen dat de prijs voor de werkzaamheden wel degelijk op die manier is besproken én bevestigd.

Freelancer credo

Faillissement

Een ander mogelijke reden waarom een betaling van de gedane werkzaamheden kan uitblijven, is bij faillissement van de opdrachtgever. Een faillissement is het resultaat van een bedrijfsvoering waarbij de inkomsten achterlopen en zeer tegenvallen. Zelfs wanneer er uitgaven worden gedaan, kunnen het ontbreken van inkomsten leiden tot een faillissement. Dit betekent dat het voor het MKB niet altijd duidelijk is dat een opdrachtgever dreigt failliet te raken.

In veel gevallen heeft de ondernemer met een MKB-bedrijf wel een vermoeden. In veel gevallen, overigens niet alle gevallen, is het faillissement het resultaat van een wanbeleid in het bedrijf. Het ontbreken van voldoende omzet kan aan veel dingen liggen, bijvoorbeeld een slecht product. Een faillissement kan ook het resultaat zijn van te hoge uitgaven, wellicht bij beperkende inkomsten. Dit is ook wanbeleid. Als MKB ben jij ook onderdeel van dit wanbeleid met te hoge uitgaven.

Let hier als MKB-ondernemer op en ga niet in zee wanneer je de bedrijfsvoering van de opdrachtgever niet vertrouwd. In het geval van een faillissement van de opdrachtgever, kan je als MKB-er bijna altijd naar je geld fluiten.

Bij een faillissement van een opdrachtgever wordt er een curator ingeschakeld. De curator inventariseert de schulden en schuldeisers en in hoeverre er nog geld, onroerend goed of (waardevolle) bezit is. Het bezit wordt verkocht en met de opbrengst worden schuldeisers en schulden afbetaald. Vervolgens blijft de ondernemer vaak nog met een forse restschuld zitten. De (failliete) ondernemer kan er uiteindelijk voor kiezen om in de schuldsanering te gaan. In dat geval neemt de overheid de schuld over in ruil voor een groot deel van de inkomsten van de schuldenaar gedurende 3 tot 5 jaar. Ondanks dat dit voor de schuldenaar geen pretje is en dit zware jaren zullen zijn, betekent dit voor veel schuldeisers dat ze maar een klein deel van hun geld zullen terugzien.

Het MBK is kwetsbaar in dit soort situaties. Een betaling voor werkzaamheden die zijn verricht, is van levensbelang voor het MKB. Het uitblijven van een betaling kan een simpele, maar doeltreffende doodsteek zijn voor een klein bedrijf.

Ontvangen betaling: Hoe kun je als MKB ondernemer een factuurbedrag ontvangen?

Als ondernemer van een midden- of kleinbedrijf ben je afhankelijk van je inkomsten. Je werkt en krijgt daarvoor betaald. Wanneer je niet krijgt betaald, kun je je kosten niet dekken en bovendien niet zelf een vergoeding incasseren uit je eigen bedrijf. Bovendien: zonder betalingen doe je vrijwilligerswerk. Met vrijwilligerswerk verdien je echter helemaal niets. Daarnaast is mijn persoonlijke motivatie voor het voorstellen van een eerlijke betaling: Ik ga niet vrijwillig werken voor een bedrijf dat (goede) winsten maakt naar aanleiding van mijn werkzaamheden. Vrijwilligerswerk wordt namelijk gedaan voor hulpbehoevenden.

Werk niet vrijwillig voor een bedrijf wat geld verdient naar aanleiding van jouw werkzaamheden

Facturen maken voor MKB

Maar hoe ontvang je deze betalingen? De meeste ondernemers schrijven facturen uit. Op deze facturen staat een beschrijving van de werkzaamheden vermeld met het totale bedrag.

Hoe maak je je factuur? Afhankelijk van je werkzaamheden, hoeft een factuur er niet tiptop uit te zien. De functie van een factuur is namelijk erg simpel: het vermelden van de werkzaamheden met het bijbehorende te betalen bedrag.

De Belastingdienst stelt echter enkele eisen aan facturen. Wanneer je niet aan deze eisen voldoet, kun je zelfs een boete krijgen. Voor jezelf, je MKB-bedrijf en je administratie is het echter ook goed om je aan deze eisen te houden, zodat je een goede, rechtsgeldige factuur uitstuurt.

De Belastingdienst stelt de volgende eisen aan facturen:

  1. Naam, adres en BTW-nummer van de ondernemer;
  2. KvK-nummer van ondernemer;
  3. Uniek factuurnummer, wat een opvolgend nummer dient te zijn;
  4. Factuurdatum;
  5. Naam en adresgegevens van opdrachtgever;
  6. Datum of tijdvak van de levering van het product en/of diensten;
  7. Aantal geleverde diensten of producten;
  8. Een omschrijving van de geleverde diensten of producten;
  9. Het te factureerde bedrag exclusief btw;
  10. Het btw-tarief;
  11. Het totale btw-bedrag;
  12. Het totale factuurbedrag inclusief btw.

Zie de volgende video voor een gedetailleerde beschrijving van de eisen die de Belastingdienst geeft aan facturen van ondernemers in Nederland.

Het nadeel van het schrijven van facturen voor het ontvangen van betalingen, is de betaaltermijn. Wettelijk gezien dient de opdrachtgever de factuur binnen 30 dagen na ontvangst te betalen. Helaas is dit niet altijd het geval. Dit betekent dat de hardwerkende ondernemer aan het wachten is op zijn of haar geld en zelf in de problemen kan raken met kosten. Tegelijkertijd wil je als ondernemer een goede klant niet onnodig lastig vallen.

Pinbetalingen accepteren als MKB

Een andere mogelijkheid om als MKB betalingen te ontvangen, is via pinbetalingen. Pinbetalingen zijn een veel snellere manier van het ontvangen van betalingen dan via facturen.

Wat zijn pinbetalingen?

In Nederland is het betalen via pin ontzettend populair. In andere landen in de wereld, wordt er juist veel meer betaald via Creditcard. Pinbetalingen zijn voor het MKB echter een stuk goedkoper. Maar vergeet niet dat pinbetalingen voor de consument ook een stuk goedkoper en makkelijker zijn.

Pinbetalingen gebeuren direct in de winkel, zowel in de online winkel (via iDeal) of offline winkel (via een pinautomaat).

Bij het pinnen gebruikt de klant doorgaans zijn of haar pinpas met pincode. Tegenwoordig zijn er andere, meer technologische manieren om via pin te betalen. Voor kleinere bedragen hoeft bijvoorbeeld geen pincode meer te worden ingevoerd wanneer de klant dit wenst. Ook is er tegenwoordig contactloos betalen, waarbij de klant bij kleine bedragen zijn of haar pinpas slechts langs het apparaat hoeft te halen om de betaling te voltooien.

Bij webshops kan er ook met iDeal worden betaald. iDeal is een typisch Nederlandse manier van elektronisch betalen, aangezien ook specifiek pinbetalingen met name in Nederland populair zijn. Al zijn er andere landen die vergelijkbare producten als iDeal bieden aan de consument. Bij iDeal kan er online worden betaald. Bij kleine bedragen is er slechts een code nodig om de iDeal betaling te voltooien. Bij hoge bedragen dient de pinpas, de pincode en een klein apparaaatje te worden gebruikt voor het voltooien van de betaling. Ook bij iDeal is de verkoper zeker van het ontvangen van de betaling. Een bedrijf als CCV of EasyPayments kan voor jou creditcard- of pinbetalingen accepteren.

Voordelen MKB van pinbetalingen

Pinbetalingen hebben veel voordelen voor het MKB. De voordelen van pinbetalingen zijn:

  • Bij pinbetalingen betaalt de klant direct voor een product of dienst. Dit is fantastisch, want dan is het bedrijf zeker dat de betaling zal worden ontvangen.
  • Een pinbetaling is ontzettend goedkoop voor het MKB-bedrijf.
  • Pinbetalingen zijn een erg veilige manier van het ontvangen van betalingen. Het hebben van contant geld in een kassa is erg kwetsbaar voor berovingen. Beveiliging brengt extra, hoge kosten met zich mee. Bovendien is contant geld kwetsbaar voor fraude door het personeel.
  • Pinnen is makkelijk en snel. Het is makkelijk voor de klant, maar ook voor het MKB. Pinbetalingen staan namelijk erg snel op de bankrekening van de onderneming. Bovendien is het ontvangen van een pinbetaling vaak (enkele seconden) sneller dan het ontvangen van een contante betaling. Dan werkt het personeel dus efficiënt.

Voor veel MKB-ondernemers  zijn pinbetalingen een makkelijke en efficiënte manier om betalingen te ontvangen en inkomsten te genereren.