Vrouw staat bij een pin automaat

Weprocess B.V.

Als ondernemer ben je het gewend om doelen te stellen voor je business. En je weet dat die doelen impact hebben op alle facetten binnen je zaak, waaronder IT. Wat vraagt dat gestelde doel van de automatisering van je bedrijf? Of nee, andersom: welke mate van automatisering heb je nodig om de gewenste groei te kunnen bijbenen? En hoe maak je de juiste keuzes?

Automatisering in het mkb betekent eigenlijk het verminderen van handmatige handelingen binnen een bedrijf, zodat je meer tijd en ruimte overhoudt om medewerkers op andere plekken in te zetten en het bedrijf (verder) te laten groeien. Bekende voorbeelden zijn geautomatiseerde orderinvoer en factuuradministratie.

Automatiseringsexpert Marloes de Ruiter: “Mensen denken bij automatisering snel aan robots, maar in het mkb hebben we het simpelweg over handelingen die echt niet meer door mensenhanden gedaan hoeven te worden. Toch zien we dat in het mkb nog heel veel. We merken dat ondernemers wel beseffen dat ze iets moeten doen met digitalisering, maar niet precies weten wat, en bovendien moeite hebben om out-of-the-box te denken. ”

Niet ingewikkeld en duur

Wat veel ondernemers tegenhoudt om serieus werk te maken van hun kantoorautomatisering, is dat ze het ingewikkeld vinden en graag willen blijven werken zoals ze dat altijd hebben gedaan. De hakken gaan vaak in het zand bij de boodschap dat er ‘anders gewerkt moet worden’. Vaak overzien ondernemers ook niet wat voor technologische ontwikkelingen op hen afkomen en welke verstrekkende gevolgen die voor ze kunnen hebben. Daardoor blijft automatisering voor veel ondernemers een vaag ‘containerbegrip.’

De Ruiter: “De realiteit is dat iedere ondernemer wel ‘iets’ kan automatiseren, al is het maar de administratie. Zoals het automatisch uitlezen van binnenkomende facturen of herinneringen sturen aan debiteuren. Dat is echt niet zo ingewikkeld. En je kunt dus kleinschalig beginnen, als testcase ook. Dat hoeft niet veel te kosten.”

Waar sta je over vijf jaar?

Over het algemeen is het niveau van automatisering in mkb Nederland nog ver onder het niveau dat noodzakelijk is om alle razendsnel op ons afkomende ontwikkelingen het hoofd te bieden. De ultieme consequentie van niet meegaan in die digitalisering is het kwijtraken van klanten, bijvoorbeeld omdat je niet meer aan bepaalde klanten mág leveren omdat je met een verouderd systeem werkt.

De Ruiter: “Ik ben er heilig van overtuigd dat in de toekomst bepaalde bedrijven niet meer mee kunnen komen met hun klanten. De eerste vraag die ik dan ook altijd aan ondernemers stel, is: waar wil je over vijf jaar staan? Gevolgd door de vraag: waar staat jullie data? Pas als je gedigitaliseerd bent, kun je automatiseren. Natuurlijk is het wel belangrijk dat een bedrijf werkelijk openstaat voor het veranderen van processen.”

Duidelijke randvoorwaarden opstellen

Serieus werk maken van automatisering, verloopt in drie stappen. Het begint met een kritische blik op 1) de huidige systemen en 2) de processen. In hoeverre voldoen die voor de komende jaren, met oog op de gestelde doelen? Hoe lang kunnen ze nog mee en welke zijn eventueel toe aan verandering? Zodra de systemen en processen op orde zijn, kun je alles gaan digitaliseren en vervolgens automatiseren.

De Ruiter: “Dit klinkt misschien als een intensief traject, maar dat hoeft echt niet zo te zijn. Je hebt al een hele stap gezet als je vooraf duidelijke randvoorwaarden opstelt voor de systemen die je nodig hebt om je business sneller te maken, tijd en geld te besparen en efficiënter te werken. Welke tools heb je precies nodig? Als je daar goed over nadenkt, weet je ook veel beter wat je aan én van een IT-leverancier moet vragen.”

Stel ‘domme’ vragen

De belangrijkste valkuil om bij de gewenste automatisering te vermijden, is dat je kiest voor het systeem van ‘de buurman’, omdat die zegt met zo’n fantastisch systeem te werken. Maak echt je eigen keuzes, stel een lijst op van keiharde randvoorwaarden en zet niet zomaar je handtekening onder die offerte. Denk echt goed na, probeer te begrijpen waarvoor je tekent en durf vragen te stellen aan die IT-leverancier. Wat houdt dit in? Wat bespaar ik daarmee? Wees ook zeker niet bang om zogenaamde domme vragen te stellen. Het gaat om de toekomst van jouw bedrijf.

“Wie echt wil groeien en een digitaal bedrijf wil worden, durft bepaalde processen in het bedrijf te veranderen. Dat betekent niet dat je in één keer je hele business overhoop hoeft te gooien. Het kan ook in kleine stapjes. Zo ondervind je aan den lijve wat die verandering concreet voor jouw business betekent en dat zal vervolgens smaken naar meer!”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Marloes de Ruiter, eigenaar van Weprocess.